Si quieres que tu personal llegue puntualmente, listo para contribuir al objetivo que se señaló en la convocatoria, es necesario preparar una agenda con anticipación y de ser posible, circularla como mínimo 24 horas antes del día de la reunión.
Características de una agenda mal hecha: La mayoría del tiempo se dedica a escuchar informes. Falta de antecedentes sobre un tema clave y/o que nadie esté preparado para presentarlo. Cantidad poco realista de temas en la agenda.
Características de una agenda bien preparada: Los temas están priorizados, con los importantes, urgentes y/o controvertidos al principio, no al final. Los temas relacionados están agrupados. Los temas que no caben en la agenda por motivos de tiempo, o porque no se han preparado, se incluyen en una lista separada de “asuntos pendientes”.
Beneficios de corregir este error:
- Muestra cómo se va a lograr el objetivo propuesto.
- El mayor realismo en el uso del tiempo en la agenda hace posible superar las resistencias para asistir a las reuniones.
- Se evitan desvíos en la discusión.
- Ver que los temas se tratan de manera sistemática genera confianza en el proceso.
En la práctica: Programa tu tiempo para planificar la agenda, de preferencia varios días antes de la reunión. De ser necesario, consulta con otros para escoger y ordenar los temas prioritarios.
Tip de facilitación: Marca o tacha en la agenda los temas que ya han sido tratados.
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