Utilizar de manera óptima el tiempo del grupo es uno de los factores críticos del éxito de cualquier reunión. Entonces ¿cómo decides cuánto tiempo asignar a cada tema de la agenda?
Ten presente que cada reunión representa una oportunidad única para lograr algo que valga la pena. La planificación de la agenda, por lo tanto, no debe considerarse como un proceso tipo “molde para galletas” en el cual todas las reuniones siguen exactamente el mismo modelo.
La intención de estas pautas es dar a quienes planifican una agenda un punto de partida para diseñar reuniones que satisfagan las necesidades de la organización y dejen a los participantes con la sensación de que se usó bien su tiempo.
¿Cuánto tiempo tienes?
Comienza por establecer la duración de la reunión. ¡Sé realista! Si sabes que en tu contexto las reuniones generalmente empiezan 20 minutos más tarde que la hora anunciada, ten eso en cuenta cuando planifiques la agenda.
Incluye tiempo para el Inicio y el Final
Los temas a discutir o decidir son solo una parte de una agenda efectiva. También se necesita tiempo para abrir y cerrar la reunión. Dedicar 5-10% del total del tiempo a cada uno de estos aspectos puede realzar mucho el éxito de la reunión.
Estos son algunos ejemplos de estos elementos y sus objetivos.
Recuerda agregar recesos.
Si la reunión va a durar más de 90 minutos, necesitas reservar tiempo para recesos. (Ver: Por qué tus reuniones requieren descansos).
Calcula el tiempo disponible para discusión y decisión.
Prioriza los temas para discusión/decisión.
Haz una lista de los asuntos propuestos para discusión/decisión en la reunión y clasifícalos por nivel de urgencia, controversia, complejidad u otros criterios relevantes para el grupo. Una matriz como ésta puede ayudar a establecer prioridades.
En general, los asuntos que son complejos y/o controvertidos requieren más tiempo para discusión y/o tomar una decisión. Los temas solo para información (como informes) a menudo toman mucho tiempo de la reunión sin agregar mucho valor. Recomendamos encontrar otras formas de compartir información que no esté directamente relacionada con las discusiones o decisiones de la agenda actual.
Subdivide el tiempo para cada tema para discusión o decisión.
Por ejemplo, si tienes un total de 20 minutos disponibles para un tema, considera el siguiente uso de ese tiempo.
Si éste parece muy poco tiempo para producir el resultado esperado, busca formas de reasignar tiempo de otros puntos de la agenda hasta que hayas “equilibrado tu presupuesto de tiempo”.
Advertencias
Si tus reuniones habitualmente tienen una larga lista de temas mezclados en la agenda (lo que a veces llamamos la “lista del mercado”) sin resultados específicos identificados o límites de tiempo asignados, el grupo se está encaminando hacia el aburrimiento, frustración y otras formas de sufrimiento innecesarios. Cambiar estos hábitos requiere un firme compromiso de parte de los convocantes y facilitadores de la reunión. Implementar las prácticas de planificación de agenda aquí descriptas puede tener un efecto positivo en el ánimo del equipo, la productividad de la reunión, y llevar a mejores resultados para la organización y las personas a quienes prestas servicios.
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