Muy frecuentemente las reuniones comienzan haciendo una lista colectiva de temas a tratar. La “lista de los mandados” resultante incluye todo, desde conceptos amplios (planificación estratégica) hasta reclamos menores (escritorios desordenados), de diversos grados de relevancia para el grupo.
Esta práctica está relacionada con el fenómeno de las “vueltas en círculo” al que me refería en un blog anterior.
- A menudo es señal de que no se ha hecho una planificación de agenda efectiva antes de la reunión.
- Da la impresión errónea de que todo lo que se mencione en la lista se va a discutir y/o decidir.
- Las largas listas de temas aleatorios tienden a paralizar y no a energizar a un grupo.
- Si se repite demasiado frecuentemente, hacer largas listas produce una respuesta del tipo “¡otra vez con esto!” de parte de los participantes de la reunión.
¿Qué hacer?
- Limitar la preparación colectiva de listas. Si bien ésta puede ser una estrategia útil para recoger inquietudes en un grupo nuevo o uno que no se ha reunido por un tiempo, no hacer de ella una práctica regular en las reuniones.
- Escribir cada tema en una tarjeta por separado para facilitar la clasificación y asignación de prioridades (ver más abajo).
- Agrupar los temas. Una manera efectiva de lograr esto es poner varias imágenes en fila, en una pared o una pizarra virtual. Las imágenes deben ser fácilmente reconocibles y NO directamente relacionadas con el propósito o los intereses del grupo. Por ejemplo, prendas de vestir (camisa, medias, pantalones, sombrero, guantes, zapatos, etc.) o herramientas cotidianas (pala, escalera, martillo, alicate, sierra, etc.). Pedir a los participantes que ubiquen las tarjetas que parecen ir juntas bajo una de las imágenes. Si alguna persona no está de acuerdo con la ubicación de una tarjeta, él/ella puede moverla a otra ubicación o hacer un duplicado para poner debajo de otra imagen. Dar tiempo a los participantes para ver la distribución. Es mejor hacer esto en silencio. Después guiar una breve discusión sobre los resultados, aclarando conceptos y, si es necesario, moviendo temas.
- Dar nombre a los grupos. Empezar por una imagen y las tarjetas agrupadas bajo ella y preguntar, “¿A qué idea mayor apuntan estos temas? ” o “¿Qué nombre le damos a esta familia de temas?”. Sustituir la imagen original con este nuevo nombre. (Por ejemplo, “camisa” se convierte en “necesidades de personal”).
- Priorizar los grupos nombrados (no los temas en el grupo). Asignar cada grupo de ideas a categorías como éstas: Urgente (requiere atención inmediata) Importante (requiere atención seria y sostenida), y Ahora No.
- Asignar los temas Urgentes e Importantes a una persona, comité, departamento, u otro grupo de trabajo que será responsable de dirigir la acción sobre este grupo de ideas.
- Poner los temas de “Ahora No” en la cámara de refrigeración - o en la pila para composta.
- Dar seguimiento en futuras reuniones.
Nota: Si resulta poco práctico o imposible que todo el grupo priorice y asigne responsabilidades para el seguimiento, entonces el líder o el equipo ejecutivo deben cumplir con estas tareas.
Preparar listas puede ser un primer paso efectivo para identificar inquietudes, pero nunca es un sustituto de la acción constructiva.
Agrega un comentario sobre tu experiencia con las “listas de los mandados” en los grupos.
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