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Siete Reglas para el Uso de Laptops en Reuniones

Jeff Wuorio

Este texto es traducción del artículo “Seven rules for using laptops in meetings”, que aparece en Microsoft Small Business Center (Centro de Pequeñas Empresas de Microsoft) (www.microsoft.com/smallbusiness), y es propiedad registrada de Microsoft Corporation. Microsoft no se hace responsable por la exactitud de la traducción.

Recientemente, Frances Altman accedió a dar una presentación para algunos de sus colegas. Todos llegaron puntualmente. Lamentablemente, por lo menos en su opinión, también lo hicieron sus computadoras laptop.

"Varias personas entraron y se pusieron a trabajar en sus laptop durante toda mi presentación," recuerda Altman, especialista en relaciones públicas de Virginia Commonwealth University. "Fue sumamente descortés — difícilmente podían estar tomando notas o escuchando. La próxima vez, voy a pedir que se apaguen, tanto los teléfonos como las computadoras."

La experiencia de Altman no es única. Hoy en día, las laptop (y las Tablet PCs) se han convertido en elementos integrantes de reuniones de negocios, como cualquier otro equipo. Sin embargo, es frecuente que no existan reglas ni protocolo para usarlas.

A continuación se incluyen siete pautas sugeridas para asegurar que las laptop contribuyan a que las reuniones sean productivas, en lugar de distraer y fastidiar a los participantes.

1. Asegurar que cumplen un propósito. Pocas personas en el mundo de los negocios dejarían de reconocer la ventaja productiva que puede significar el uso de computadoras en una reunión, ya sea que formen parte de una presentación o como medio para registrar el proceso. Pero generalmente es una buena idea desalentar el uso de laptops para asuntos que no se relacionen con el tema a tratar. "Es imposible tener una reunión productiva, e interactiva, con laptops que separan a los participantes. Por eso, las personas que asisten a reuniones deberían dejar sus laptop en sus oficinas, salvo que tengan un motivo para usarlas en la reunión," dice Deborah Barrett, conferencista senior en Jones Graduate School of Management de Rice University. (Por supuesto, salvo que sea necesario que los asistentes traigan sus laptop para seguir el proceso.)
2. Designar una laptop. De nuevo, las laptop pueden ser necesarias para una reunión. Si es necesario tener una computadora en el evento, se puede considerar poner a una persona a cargo del uso de la laptop. Si es necesario tomar notas, esa persona se puede ocupar de hacerlo, para compartirlas con los otros participantes una vez que ha concluido la reunión. Del mismo modo, si se requieren presentaciones en PowerPoint, por ejemplo, realmente no hay necesidad de tener más de una computadora.
   "Designar a una persona como ‘escribiente oficial’ para que registre el proceso en su laptop, deja libres a los demás para que presten atención a la conversación," dice Kristin Arnold, una consultora de Fairfax, Virginia.
"La regla general es: Si es necesaria la interacción cara a cara, dejar las laptops a un lado."
3. Estar preparado para explicar por qué traes una laptop. El hecho de que exista una política bastante liberal en cuanto a reuniones y laptops no excluye los buenos modales. Si traes tu computadora a una reunión, ten la cortesía de informar a la persona que está a cargo por qué lo haces, ya sea con el propósito de tomar notas o de tener acceso a información pertinente. Esto puede disipar sentimientos de fastidio si se ve a alguien misteriosamente agachado sobre una laptop sin motivo aparente.
4. Tener cierta discreción. El simple hecho de tener tu laptop frente a ti no te obliga a usarla constantemente. Aun si estás tomando notas, que no levantes la mirada de tu computadora puede ser alienante para el orador y las personas en tu entorno (sin mencionar que también puede resultar poco eficiente — ¿no te ha sucedido que después de pasar mucho tiempo con la computadora necesitas que te cuenten lo que realmente estaba pasando en una reunión?) Busca un equilibrio. Usa tu laptop, pero presta debida atención a la discusión en curso.
   "Es molesto para la persona que conduce la reunión e intenta mantener el rumbo, si hay alguien haciendo ruido con un teclado," dice Maureen Sanders, una experta en etiqueta de Martinsville, New Jersey. "Los matices que sugiere el lenguaje corporal frecuentemente se pierden, al no existir el contacto visual activo cuando una persona está preocupada con su laptop."
5. Desactivar las campanillas y otros sonidos. Un punto más en que es necesario transigir: Usa tu computadora del mismo modo en que lo haces con tu celular en el teatro. Si decides traerla, toma unos minutos antes de la reunión para desactivar cualquier tipo de ruido o sonido que pueda distraer o molestar a tus compañeros.
6. Ante la duda, dejarlas a un lado. Arnold recuerda una reunión de presentación con una compañía, en que pidió a los participantes que dejasen sus laptops a un lado. "Cuando les dije ‘sin laptops’, casi hubo un motín," cuenta. Esto no quiere decir que los negocios deban retroceder a los días de los blocks amarillos y el papel carbónico, pero no existe ninguna norma establecida que haga de las laptop elementos esenciales de las reuniones de negocios. Si estás preocupado porque las laptop puedan ser más una molestia que una ayuda, puedes considerar dejarlas totalmente fuera de las reuniones. Haz una prueba y observa si súbitamente las reuniones “florecen” en productividad y eficiencia.
7. Analiza tus reuniones. Si detectas problemas que aparentemente son originados por el uso de laptops —baja atención, discusiones dispersas o cosas parecidas— la cuestión puede no estar relacionada con las computadoras mismas. En lugar de eso, revisa la mecánica de tus reuniones. Podría resultar que el uso inadecuado de laptops sólo sea un síntoma de un problema mayor.
   "Existen problemas ocultos en muchas reuniones —reuniones que se realizan sin un propósito claro, reuniones con deficiente planificación o facilitación— que contribuyen a la invasión de laptops en las reuniones", dice Barrett, de Rice University. "Las empresas a veces tienen reuniones más por hábito que por necesidad”. Si las reuniones están bien planificadas y bien dirigidas, será menos probable que la gente traiga a las reuniones sus hábitos de ocuparse de muchas cosas a la vez."

Jeff Wuorio es un veterano autor y escritor freelance que vive en el sur de Maine. Escribe sobre administración de pequeñas empresas, marketing y temas de tecnología. jwuorio[@]adelphia.net

Este artículo aparece en Microsoft Small Business Center (Centro de Pequeñas Empresas de Microsoft) (www.microsoft.com/smallbusiness), y es propiedad registrada de Microsoft Corporation. Es publicado con autorización de Microsoft.

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